La Biblioteca del Museo de Dibujo “Julio Gavín-Castillo de Larrés”

Imagen de Lopez Peco, Noemí

1-INTRODUCCIÓN

Desde la adquisición del edificio anejo al Castillo de Larrés por parte de Multicaja con la finalidad de albergar la documentación generada por el Museo como consecuencia de sus funciones hasta la actualidad, han pasado ya 10 años. El crecimiento de la Biblioteca ha sido lento y sujeto a las precariedades económicas que ya conocemos; Pero el resultado es muy satisfactorio. Es evidente que toda Institución del tipo que sea genera documentos propios de su funcionamiento diario (ARCHIVO) y a la vez requiere adquirirlos en el caso de Instituciones culturales, y más concretamente en los Museos, para referenciar y documentar la actividad que en ellos se desarrolla y los temas y personas, en este caso artistas, que intelectualmente acreditan su valor patrimonial. Para que toda esta información, la generada y la adquirida, no se pierdan en el olvido y sirvan tanto de manera administrativa como histórica es necesario crear y mantener un Centro de Documentación / Archivo y una Biblioteca que garanticen tanto su conservación como su difusión y uso diario. Inauguración de la Biblioteca En la actualidad el crecimiento de la información se ha acelerado enormemente con la aparición en pasadas décadas de la Red de redes y la implantación y uso de ésta a nivel internacional. Estamos en una época en la que la mayoría de las necesidades informativas son satisfechas por los buscadores de Internet, aunque en muchas ocasiones “el ruido informativo” supera a la especificidad. Cuando las necesidades informativas son más específicas, como es el caso de los investigadores, todavía no podemos depender únicamente de Internet para satisfacerlas, aunque en un futuro muy cercano se augura el volcado de toda la información existente a nivel mundial en la Gran Red. Mientras tanto, los profesionales de la información nos planteamos muchas dudas y cuestiones prácticas referentes sobre todo a la recuperación de la información y como causa de ello cómo organizar de manera conjunta los vestigios en otros soportes y la información proveniente de Internet para que sean un todo informativo accesible sin grandes esfuerzos.

2-HISTORIA DE LA BIBLIOTECA

2.1-Adquisición y acondicionamiento del edificio

Como apuntaba antes, la adquisición por parte de Amigos de Serrablo del edificio que serviría de soporte físico a la Biblioteca se realizó en 1998. Fue Multicaja, gracias a las gestiones efectuadas por Julio Gavín al efecto, la que adquirió el pajar anejo al Castillo de Larrés (S. XV), para cederlo a la Asociación durante 50 años para su uso como Biblioteca / Archivo del Museo. Una vez adquirido el edificio es necesario realizar la restauración y reformas necesarias para adecuar el edificio a su nuevo uso: Biblioteca y archivo. Para efectuar estas reformas era necesario de nuevo un “mecenas” que subvencionara tanto los trabajos de restauración como la dotación de equipamiento. En este caso fue Alcoa en 1999 la que asumió este compromiso y se hizo cargo del coste económico de todo ello. En cuanto al equipamiento se adquirieron 6 estanterías metálicas, una mesa de madera de haya, un ordenador, una impresora láser, un escáner y un módulo de transparencias. Con este equipamiento y los documentos que venía almacenando y generando el Museo ya se podía comenzar a montar la Biblioteca. Se inicia también el intercambio de publicaciones con galerías de Arte, Museos y otras instituciones culturales, cuyo número va aumentando progresivamente.

2.2- Distribución del espacio del edificio

El espacio se distribuyó en dos salas, una de ellas para la Biblioteca propiamente dicha, y la otra para el Archivo de las obras de Arte A) BIBLIOTECA: Fondos en Libre acceso B) ARCHIVO DE LAS OBRAS DE ARTE: Planeras y peines

2.3- Inicio de las tareas de inventario y ubicación de los fondos

En el año 2002 la Asociación vio la necesidad de comenzar a catalogar o por lo menos a organizar los fondos acumulados tras 15 de años de vida del Museo. Se comenzaron a inventariar los documentos existentes en un libro de Registro manual y se estableció un sistema de registro tipo Cardex en un fichero manual para archivar las publicaciones periódicas, cuyo nº de ejemplares ya comenzaba a ser considerable. Físicamente se ubicaron en archivadores definitivos perfectamente rotulados para facilitar su posterior recuperación. Así mismo, en esta primera fase la Asociación adquirió un par de ficheros archivadores metálicos para almacenar toda la documentación externa que se venía guardando sobre los artistas representados en el Museo (folletos, cartas, noticias de prensa, curriculos...), asignando a cada uno de ellos una carpeta, y ordenando éstas alfabéticamente por el apellido para agilizar las búsquedas.

2.4- Continuación de las tareas técnicas

En el verano de 2003 la Asociación tomó la decisión de catalogar el fondo existente hasta el momento y organizar la Biblioteca como tal. Para ello se dejó atrás el libro de registro manual y se decidió continuar el inventario en una base de datos Access añadiendo más campos, ya que por el momento no se disponían de fondos económicos para adquirir un programa de catalogación de fondos bibliotecarios. Así pues, nos planteamos la mejor manera de tener el fondo organizado y tener un catálogo que permitiera recuperar los documentos de manera rápida y eficaz. A este efecto se creó una base de datos que sirviera a la vez de libro de registro y de catálogo, sin describir los documentos a fondo, a la espera de poder adquirir a posteriori un Programa de catalogación en formato estandarizado. En esta fase el segundo paso fue establecer un Sistema de Clasificación para ubicar los fondos en libre acceso, como ya se había previsto, y que éste fuera útil a la hora de localizar los documentos y satisfacer las búsquedas de información derivadas de una Biblioteca de estas características. Para decidir qué sistema utilizar se realizó un sondeo de los sistemas de Clasificación utilizados en otras Bibliotecas especializadas en Arte Contemporáneo (Museo Reina Sofía, IVAM, Museo Pablo Serrano...). Tras este sondeo se llegó a la conclusión de que la CDU (Clasificación Decimal Universal), que hasta el momento era la empleada a nivel nacional para la Clasificación y ubicación de fondos en el 90 % de las Bibliotecas públicas y privadas, no se adaptaba a las necesidades clasificatorias de esta Biblioteca. Se decidió pues crear un Sistema de Clasificación propio basado en los elaborados por la Biblioteca del IVAM y la Biblioteca del Museo Pablo Serrano por su especificidad en la materia. Se creo un Sistema de Clasificación que permitiera organizar y clasificar todos los documentos con los que contaba el fondo en ese momento. El paso siguiente fue el Registro en la Base de datos antes referenciada y el sellado de los documentos para que pasaran formalmente al fondo de la Biblioteca. Al mismo tiempo, y para no duplicar el uso innecesario de los documentos, se iban clasificando para asignarles su ubicación en las estanterías. De este modo, una vez registrados, sellados y clasificados los documentos, se procedió a la elaboración de los tejuelos para que cada documento ocupara su propio lugar en las estanterías. Todas estas tareas, explicadas de manera somera, y otras que no voy a describir por no entretenerme con datos técnicos, se realizaron aproximadamente en siete meses.

2.5-.Los comics

Tras la fase explicada en el apartado anterior, al año siguiente se pensó en terminar de organizar los fondos que habían quedado almacenados sin ubicación específica. La mayoría de ellos eran comics, referencia documental de la historia y evolución de la historieta en España, que era necesario tener ubicados y localizados para satisfacer las consultas referentes a este género. Se optó, del mismo modo que en el caso de las monografías y catálogos, por crear una base de datos Access para inventariar y catalogar los ejemplares existentes. Dadas las particularidades de este tipo de publicaciones, a caballo entre las monografías y las publicaciones periódicas, preferimos catalogarlas a parte para incluir en la base de datos otros campos de interés a la hora de la recuperación (dibujantes, guionistas, dibujo de la portada...etc.). En cuanto a su ubicación también se decidió asignarles otro espacio dada la diferenciación de su signatura (alfabético por título y un segundo nivel cronológico).

2.6-.Tercera fase de trabajo: ABSYSNET

En el año 2007, tras cinco años de trabajo intermitente, se solicitó al Gobierno de Aragón la licencia para entrar en la Red de Bibliotecas de Aragón. Esta decisión fue tomada por la firma del Convenio DOMUS (Sistema de Gestión Integral de Museos) con la citada Institución. A raíz de esta firma, y tras examinar este programa y sus utilidades no sólo para la Gestión de los fondos del Museo, sino también para gestionar de manera conjunta los fondos artísticos y documentales; se llegó a la conclusión de que el citado programa no cubría tales expectativas. Después de varias conversaciones al respecto el Gobierno de Aragón nos concedió la licencia para utilizar el programa ABSYSNET (Programa online de gestión integral de bibliotecas y fondos bibliotecarios). Este paso suponía para nuestra modesta Biblioteca un gran avance, no sólo por la disponibilidad de un sistema normalizado de catalogación de documentos, sino también por la promoción que esto suponía para nuestro fondo bibliográfico y documental en un medio: Internet, que es en la actualidad casi el único medio de difusión de una colección. Una vez obtenida la licencia, se comenzó el volcado de registros al programa, sin abandonar el la base de datos anterior, que a efectos internos seguía siendo más útil para la localización de los documentos. En una primera fase se catalogaron 600 registros de los 3000 existentes en ese momento. En la actualidad se continúa con el proceso de volcado en los momentos en que se puede acometer esta tarea, dada la falta de personal y medios que todos conocen, y a la espera de la firma del esperado convenio con el Gobierno de Aragón, a fin de formalizar la actuación de manera administrativa.

3- FONDOS DE LA BIBLIOTECA

Los fondos que componen la Biblioteca son, como corresponde a una Biblioteca de estas características, especializados y sirven de referencia documental al fondo de obras de arte del Museo. En la actualidad cuenta con más de 3000 ejemplares catalogados. El tipo de documentos que podemos encontrar en este Centro se divide en: A) Obras de Referencia: Generales (enciclopedias de arte contemporáneo, diccionarios, etc.) y especializadas en Dibujo, en todas sus facetas (ilustración, historieta, Humor gráfico, grabado...). B) Monografías: sobre museología, historia del Arte, y especialmente de Dibujo. C) Catálogos de exposiciones: Esta sección supone el grueso de la colección y contiene catálogos de exposiciones temporales, permanentes y catálogos razonados de los artistas con obra en el Museo, y una subsección más modesta de otros artistas representativos del Arte contemporáneo y exposiciones colectivas de todas las disciplinas artísticas. Además existe una subsección con todos catálogos editados por el Museo: exposiciones temporales y catálogos de la colección permanente, de los que se conservan 6 ejemplares de cada título para asegurar su preservación y evitar el extravío. D) Publicaciones periódicas: Esta sección es una de las más amplias por ser una fuente de información de primer orden en las investigaciones. Disponemos de tres tipos de publicaciones periódicas: - Sobre Arte contemporáneo en general: Artigrama, El Correo del Arte, El punto de las Artes... - Las creadas por Museos de cierta relevancia: Cuadernos del IVAM, El Boletín del Museo Camón Aznar, El Boletín del Museo de Zaragoza... - Subastas periódicas: Ansorena, Durán... - Publicaciones históricas ya cerradas: La codorniz, Blanco y Negro... E) Comics: Es una de las secciones importantes ya que referencia la sección “Historieta” del fondo artístico. Los títulos que componen esta sección son CIMOC, 1984, Zona 84 y Conan el Bárbaro entre otros

4- CONCLUSIONES

He tratado en estas líneas de explicar de manera somera la historia y funcionamiento de la Biblioteca de nuestro Museo. Pero el fin último de este artículo es la DIFUSIÓN. Cualquier Centro bibliográfico (Archivo, Biblioteca o Centro de Documentación) tiene como objetivo prioritario difundir sus fondos, una vez organizados y preparados para el público. Nosotros también tenemos este objetivo como principal. Todavía quedan muchas tareas por realizar, pero la que se plantea de manera más inmediata es el USO real de esta Biblioteca especializada por parte de investigadores y personas interesadas en el Dibujo y en el Arte contemporáneo. Para que esto sea posible es necesario publicitar el Centro de Documentación como tal y captar posibles clientes. Hasta ahora se atienden consultas específicas por vía telefónica o por e-mail, pero dados los contactos establecidos este año con profesionales, Bibliotecas especializadas y universidades esperamos poder hablar en un tiempo no muy lejano del “Centro de Documentación Museo de Dibujo Julio Gavín·” como uno de los Centros especializados en documentación sobre Dibujo contemporáneo.